Analyse der Vorteile und Nachteile eines Software-Update

Il est parfois difficile pour un administrateur d’opter pour ou contre la mise à jour d’un logiciel CAO. Suivre ses instincts n’est pas toujours la meilleure solution.

Les instructions qui vont suivre peuvent aider l’administrateur à évaluer de façon optimale les atouts d’une mise à jour et prendre la bonne décision.

Analyse des avantages et des inconvénients d'une mise à jour logicielle
Analyse des avantages et des inconvénients d'une mise à jour logicielle

Intégration dans l’infrastructure existante

L’infrastructure système d’une entreprise se compose de nombreuses solutions souvent intégrées, telles que les ERP, PLM, les systèmes de sauvegarde ou intranet. Chaque entreprise développe un environnement logiciel dans lequel la nouvelle version du logiciel doit s’adapter. Ainsi, si vous voulez travailler efficacement avec la nouvelle mise à jour, vous devez savoir comment l’intégrer dans l’infrastructure globale de votre entreprise.

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La phase de test

Avant tout, l’administrateur doit soumettre la nouvelle mise à jour à une série de tests de base. Si l’entreprise a conclu un contrat de maintenance du logiciel, vous recevrez bien entendu la mise à jour automatiquement. Si ce n’est pas le cas, l’administrateur doit tenir compte des conseils suivants pour tester la nouvelle version de manière efficace :

  • Utilisation d’une version d’essai
  • Participation à des programmes de bêta-test
  • Demande auprès du fournisseur d’une licence de location temporaire.

Le processus d’évaluation

Afin d’évaluer correctement la phase de test, l’administrateur doit inclure quelques points importants dans son protocole de test :

  • N’utilisez que vos propres données
    En effet, la nouvelle version ne peut être évaluée correctement qu’avec les données réelles du projet.
  • Notez les changements de la nouvelle version.
    Des éléments tels que la barre de menu ou les barres d’outils peuvent avoir été modifiés, mais peuvent apporter à long terme des gains de productivité conséquents.
  • Découvrir et évaluer de nouvelles fonctions
    Porter un regard plus attentif sur les nouvelles fonctions peut vous permettre d’en découvrir qui correspondent parfaitement à vos besoins.
  • Recueillir plusieurs avis
    Il est logique que plusieurs utilisateurs fassent leurs propres expériences indépendamment les uns des autres et partagent ensuite leurs impressions avec l’administrateur.
  • Documenter les résultats
    Créez un protocole d’évaluations. Ceci servira plus tard de base dans le processus de décision de mise à jour.

Avantages sur demande

Certains avantages d’une nouvelle mise à jour se font ressentir ultérieurement et commencent par une haute productivité due à des processus de conception optimisés. Cela permet aux employés d’effectuer plus de tâches en moins de temps. En outre, les coûts de personnel sont réduits puisque les applications automatisées libèrent de nouvelles capacités. Les performances financières sont améliorées grâce à une conception plus précise qui permet d’éviter les erreurs de production. Les coûts d’entretien sont réduits grâce à la suppression de la maintenance de programmes désuets et à l’amélioration des résultats. Des processus cohérents sont mis en œuvre grâce à l’automatisation, éliminant ainsi complètement certains coûts.

Prendre la bonne décision pour la mise à jour d’un logiciel
Prendre la bonne décision pour la mise à jour d’un logiciel

Laissons les chiffres parler d’eux-mêmes

La question du rendement économique et de l’avantage réel d’une mise à jour logiciel motive les administrateurs d’entreprises qui souhaitent que leur argent soit investi de manière rentable. C’est pourquoi ils réagissent désormais selon un principe qui existe depuis longtemps dans la gestion d’entreprise : Le retour sur investissement (ROI). En d’autres termes, le rapport entre les capitaux investis et les bénéfices de l’entreprise. De nombreux facteurs en termes de contenu, de technologie et de logistique jouent ici un rôle important.

Étapes simples pour calculer le ROI

Supposons que le protocole d’évaluation est positif. Il faut ensuite convaincre la direction de cette décision. Or, cela fonctionne mieux lorsque les chiffres parlent d’eux-mêmes. En effet, les conséquences financières de l’implémentation d’un logiciel peuvent être calculées :

Coûts du logiciel
Si vous recevez votre logiciel automatiquement dans le cadre d’un contrat de maintenance, ce nombre est égal à zéro. Sinon, vous devez énumérer le coût d’acquisition du logiciel.

Coûts d’installation
Ceux-ci peuvent être calculés en fonction du temps nécessaire à la gestion CAO et informatique pour installer la mise à jour du logiciel.

Coûts de préparation de la formation
Il s’agit du temps effectif nécessaire à l’employé pour organiser les cours de formation, comme la préparation de documents, la réservation de locaux, le recrutement de formateurs externes.

Coûts de formation
Sont calculés ici, les coûts de temps effectif passé par l’utilisateur pour assister à la formation.

Economies
Un pronostic doit être établi pour mesurer l’efficacité acquise par les utilisateurs après avoir été formés. Le calcul des économies est très important. Ce chiffre compense par la suite les frais de logiciel, d’installation et de formation encourus lors de la mise en œuvre.

Où est le retour sur investissement ?

Si les avantages et la rentabilité d’un investissement logiciel doivent être déterminés à l’avance, une analyse du retour sur investissement (ROI) est également recommandée. Les chiffres obtenus servent souvent à convaincre la direction et le service financier de l’entreprise de l’intérêt du projet. Le retour sur investissement (ROI) est déterminé à partir des données collectées ci-dessus.

Un simple coup d’œil aux facteurs ci-dessus montre que le critère le plus important est l’épargne ! Si les économies de la première année sont effectivement supérieures aux coûts combinés, le rendement sera supérieur à 100 %. La mise à jour sera rentabilisée en moins d’un an. Comme la plupart des mises à jour logicielles sont fonctionnelles entre un et deux ans, vous devez obtenir un retour sur investissement d’au moins 50 % pour pouvoir effectuer la mise à jour de votre logiciel.

La décision : franchir le pas ou non

Doté de toutes vos données et d’un ROI chiffré, il est maintenant temps pour l’administrateur de fournir les arguments à la direction et au département financier. L’expérience a montré que c’est la seule façon d’obtenir de leur part le financement des mises à jour. L’administrateur doit mettre toutes les chances de son côté et baser sa décision sur les faits, l’analyse et le ROI et non sur ses sentiments ou son instinct.

Prendre des décisions intelligentes pour une mise à jour est à parts égales dans l’analyse logicielle, les tests utilisateurs et le calcul des coûts. Avec ces facteurs en poche, un administrateur peut prendre les bonnes décisions de manière détendue.